Este artigo é dedicado aos líderes, gestores e profissionais que trabalham em equipe. Principalmente àqueles que querem aprimorar a forma de emitir feedback para seus liderados, pois entendem a importância do feedback nas empresas – ele pode alavancar ou rebaixar o desempenho das equipes, depende de como é colocado em prática.
O fato é que dar retorno para colaboradores não faz parte da zona de conforto de muitos líderes e gestores. Falar sobre o desempenho de outra pessoa frente a frente é algo que a maioria dos gestores gostaria de evitar. Não é atoa, tocar na ferida e falar sobre a outra pessoa realmente é uma tarefa desafiadora.
Mas é preciso admitir a realidade na qual o feedback nas empresas tem sido cada vez mais associado ao sucesso das equipes, à alta produtividade, e à retenção de talentos nas empresas. Portanto, muitos gestores estão se vendo forçados a desenvolver as habilidades dessa imprescindível prática de gestão de pessoas.
O grande desafio é saber como realizá-lo de forma bem-sucedida, concorda?
Você lerá a seguir os benefícios, a estrutura e a frequência ideal de feedback nas empresas. Dessa forma, terá maior segurança para emiti-lo na próxima oportunidade.
Por que ter uma política sólida feedback nas empresas?
Em pesquisa realizada pela Great Places to Work, foi constatado que a frequência de feedback é proporcional à felicidade no trabalho, e também à confiança em relação à empresa.
Felicidade e confiança são essenciais para os colaboradores realizarem o melhor trabalho possível. Podemos deduzir, portanto, que ter boas práticas de dar retorno aos funcionários gera benefícios tanto para as pessoas quanto para as empresas.
Então saiba: seus liderados querem receber feedback! Eles querem saber a sua opinião e o que você percebe do trabalho deles. É muito pior para eles permanecerem no escuro e não saberem como está o trabalho pela perspectiva do líder ou da empresa.
Falar e conversar sobre as coisas do trabalho, sobre as atribuições e sobre a carreira, é benéfico para ambos os lados.
Não espere até a avaliação de desempenho anual para dar retorno. É muito mais enriquecedor para todos envolvidos que o feedback ocorra com maior frequência do que uma única vez durante todo ano.
Como deve ser um feedback?
O propósito de qualquer um deles em âmbito empresarial, deve ser, sobretudo, educacional!
O próprio termo significa retro-alimentação, quer dizer que o feedback nutre para o desenvolvimento!
A ideia é que o receptor do feedback ganhe recursos para conseguir mudar. Para isso, ele deve entender a perspectiva da empresa para melhor compreender o que faz e as consequências disso.
Só percebemos o efeito de qualquer comportamento ao observar a analisar as consequências. O que deve acontecer é que ele consiga alterar as consequências do que faz para algo melhor e que beneficie a empresa, seus colegas e ele mesmo – obviamente.
Portanto, o feedback nas empresas é essencialmente educativo, pois o receptor aprende a respeito do que faz – ao ampliar sua consciência sobre as consequências que suas atitudes têm sobre a empresa e sobre ele mesmo.
5 Pilares do Feedback
Para dar um retorno que priorize a educação dos colaboradores, você deve considerar os 5 pontos:
- O melhor feedback é semi-estruturado: O feedback não deve ter uma estrutura rígida e imutável. Daquelas em que o colaborador se senta em uma cadeira na sua frente e você fala, fala e fala – como lendo um texto ou como uma mensagem eletrônica. Quem dá o retorno deve estar sensível aos sinais e aos dados que surgem durante a conversa. Podem aparecer informações para subsidiar o feedback, e, além disso, se você não permitir a interação do colaborador com você, o retorno dificilmente será instrutivo e educativo.
- Escolha temas objetivos para o feedback: Ao iniciar uma conversa em que você irá dar um retorno, diga antes de mais nada sobre o que você quer falar, isto é, o tema da conversa. Isso evita rodeios e pouca clareza sobre o que estarão conversando – e também tranquilizará o colaborador. Não escolha temas que digam respeito à subjetividade do colaborador, como: “Seu comportamento”, ou “seu jeito de fazer isso”. Escolha temas em que o sujeito da frase seja a empresa ou algo associado a ela, por exemplo: “As normas de fazer isso”, “Os resultados/as metas da empresa”. Isso não é esquivar-se de falar transparentemente com a pessoa sobre ela, é na verdade abrir caminho para uma conversa mais objetiva e fundamentada.
- Escute o colaborador: Isso mesmo, você não entendeu errado! Você também deve escutar a pessoa quando emite um feedback. Esta é uma excelente forma de criar rapport, que será muito útil durante a conversa. Logo após iniciar a conversa assim como descrito no ponto 2, deixe claro que quer falar sobre como o colaborador se relaciona com o tema colocado. Por exemplo, se for por estar abaixo de alguma meta, diga que é pelos resultados dele em relação à meta, de forma assertiva. Após, pergunte se existe algo que ele quer falar sobre isso – dê espaço para ele se expressar. Dessa forma, você pode abordar a própria experiência e fala dele durante a conversa, sendo empático com ele. Isso facilita a assimilação do feedback por parte dele, e portanto, ajuda na mudança esperada.
- Sua perspectiva enquanto líder é importante, porém não absoluta: Este é um ponto imprescindível, e ao ter atenção a ele, você evita ser arrogante, grosseiro e intransigente com o membro de sua equipe. Se o colaborador faz algo na empresa (por mais errado que seja), ele tem algum motivo ou intenção para isso. Entender esses gatilhos que estão na perspectiva do colaborador, pode ajudar bastante para orientá-lo na mudança e educá-lo a respeito do que está errado. E entender a perspectiva dele é valoroso para que ele se abra e se responsabilize por mudar.
- Foque no que o colaborador faz certo: Isso não quer dizer que você evitará falar sobre o que ele faz de errado. Entretanto, a melhor forma para uma pessoa aprender efetivamente é através do reconhecimento do que ela faz certo. A partir daí abre-se espaço para assuntos mais delicados, como por exemplo o que está errado. Mesmo assim, valorize o esforço por trás do desempenho, dessa forma é provável que este esforço aumente. E ao tratar de características que o colaborador está aperfeiçoando, mas ainda não está satisfatório, foque no desenvolvimento dele, e aponte comportamentos que ainda precisam de atenção – nunca foque em características pessoais e nunca compare-o com um colega, mas compare-o com o ideal ou o esperado para o trabalho.
Estes são os pilares para emitir um bom feedback nas empresas. A seguir você vai descobrir qual a estrutura ele deve ter, que é coerente e coexistente com os 5 pontos fundamentais citados acima.
Siga o passo-a-passo a seguir para emitir com primazia um feedback
- Defina um tema de caráter objetivo para o feedback, e deixe-o claro para o colaborador;
- Esclareça como o receptor se relaciona com o tema estabelecido;
- Deixe um espaço para o colaborador se expressar;
- Escute atentamente ao que ele tem a dizer;
- Refira-se aos comportamentos dele que se associam ao tema – é contra-construtivo mencionar características pessoais do colaborador ou suas competências. Foque exclusivamente nos comportamentos dele;
- Elucide os comportamentos positivos e negativos, mas valorize em maior grau os positivos;
- Ressalte os pontos em comum entre o que ele expressou anteriormente e o que você percebe dele – sempre focando em comportamentos;
- Pergunte se ele vê alternativas para como ele pode melhorar a respeito dos pontos trazidos para discussão;
- Reconheça as soluções que ele trouxe e ajude-o a aprimorá-las. E proponha outras soluções que você tenha pensado;
- Conclua o feedback elegendo – juntamente com ele – o máximo de dois pontos para ele melhorar, e escolham também uma solução para cada um;
- Coloque-se a disposição para ajudá-lo e finalize o feedback;
Qual frequência os feedbacks devem ter?
Estamos falando aqui de feedbacks formais. Evidentemente, existem os informais e isolados que o líder dá para sua equipe durante a execução de uma tarefa ou acontecimento de algum evento relevante.
Os feedbacks formais, no entanto, tem função diferente no imaginário tanto de líderes quanto de colaboradores. No geral, eles são carregados de expectativas e tensões – mais um motivo para você buscar aprimorá-los. O ideal é que eles tenham foco mais educativo e sejam menos temidos pelas pessoas.
Com a finalidade de que o feedback nas empresas ganhe este cunho educativo e percam o sentido aversivo, uma frequência alta é desejável.
No entanto, ela não pode ser tão alta, a ponto de sufocar as pessoas de cobrança e não dar tempo hábil para elas aprimorarem os pontos que precisam de melhora.
Assim, como consta na pesquisa da Great Places to Work, empresas que têm mais de 3 feedbacks formais por ano, tem alto índice de felicidade e confiança na empresa. Os níveis alcançados por estas empresas são satisfatórios, mas ainda é possível melhorar.
Portanto, é recomendado que sua empresa realize no mínimo 3 programas de feedback anualmente, podendo aumentar para 4 ou 5, se sua empresa estiver com a meta de aumentar a satisfação dos colaboradores, ou estiver engajada em promover desenvolvimento profissional das pessoas.
Siga estas dicas e garanta que as políticas de feedback na sua empresa sejam enriquecedoras. Será fortemente benéfico para todos os envolvidos: empresa, líderes e colaboradores.