diagnóstico organizacional

Diagnóstico Organizacional: entendendo sua empresa

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Quando uma pessoa não está se sentindo bem e não consegue identificar seu problema de saúde, a primeira coisa que faz é procurar um especialista para ajudá-la — no caso, um médico. Ao realizar a consulta, o profissional provavelmente solicitará uma série de exames que o ajudarão a identificar as causas do problema apresentado. Com base nos sintomas da doença, temos o diagnóstico do paciente.

Exatamente da mesma forma funciona o Diagnóstico Organizacional, que é um conjunto de ações e análises que visam diagnosticar a saúde de uma empresa. Em outras palavras, trata-se de um recurso útil para a gestão verificar o alinhamento estratégico da organização através da avaliação dos pontos fortes e de suas fraquezas, buscando identificar causas de problemas e as melhores soluções para eles.

Portanto, o Diagnóstico Organizacional é uma excelente ferramenta de gestão para mapear oportunidades e identificar pontos de melhoria. O objetivo é a superação das dificuldades e do aumento da competitividade no mercado, seja ele nacional ou internacional.

Ficou interessado em saber mais sobre o assunto? Então não deixe de ler este artigo até o final.

A importância do diagnóstico organizacional para a empresa

Pela definição do Diagnóstico Organizacional, já é possível perceber o tamanho da importância dessa ferramenta para a gestão de qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, não é? Isso porque uma gestão eficaz é realizada com base em dados concretos e não em achismos.

É importante ressaltar: quanto mais profissional e menos amadora é a gestão, mais ela trabalha com a lógica e diminui a incidência de erros provocados por problemas como a figura do gestor “faz tudo”, por exemplo. Exatamente por isso, essa ferramenta é tão indicada no suporte aos gestores. Quando você conta com ela, torna suas atividades mais racionais, tendo maiores chances de sucesso.

Por meio do conjunto de informações geradas por esse diagnóstico, o gestor se torna mais seguro para reestruturar a empresa, caso isso seja necessário, e definir estratégias tanto para a sua sobrevivência e manutenção, como para a expansão do negócio.

Em “O Poder do Hábito”, Charles Duhigg traz uma série de ponderações a respeito de como os hábitos organizacionais, quando não são devidamente planejados, podem trazer problemas para as pessoas e, em especial, para as empresas.

Imagine uma organização que tem na dificuldade de relacionamento entre profissionais um entrave para o seu crescimento. Ou uma companhia que não mapeia adequadamente as habilidades e competências de sua equipe a ponto de estar sempre em busca de novos quadros, sem perceber os talentos que poderiam facilmente ser remanejados entre setores.

Em casos assim, o diagnóstico pode identificar possíveis falhas, dar aos gestores condições para atuar nos problemas e, de dentro, transformar a realidade de suas empresas dando a elas os meios ideais para crescerem de maneira sustentável.

Contudo, é necessário compreender bem dois pontos preciosos para que um bom Diagnóstico Organizacional seja útil em uma gestão estratégica: a validade dos dados e a frequência do diagnóstico. Para entender melhor como funcionam esses dois pontos, acesse o e-book Tudo sobre Diagnóstico Organizacional.

Os benefícios do Diagnóstico Organizacional

Quando realizado corretamente e de forma contínua, o Diagnóstico Organizacional possibilita diversos benefícios para a gestão e para a organização como um todo. E, para ilustrar, elencamos abaixo os principais benefícios que a sua empresa será capaz de alcançar ao utilizar essa excelente ferramenta de gestão:

Cultura organizacional

Analisando as informações coletadas, é possível entender melhor a cultura organizacional da empresa e compará-la às políticas do negócio, como missão, visão e valores. Com esse alinhamento, que também envolve cada setor, é possível ter um ganho considerável em termos de produtividade e, assim, apresentar melhores resultados.

Pontos fortes e fracos

São facilmente identificados os pontos que exigem melhorias e as características com as quais a empresa pode contar para maximizar os resultados. Isso permite o planejamento de soluções e alterações capazes de tornar a empresa mais competitiva no mercado em que atua.

Saúde da empresa

Ao reunir as informações mais relevantes a respeito do momento atual do negócio, é possível compreender o estado real da empresa ou sua saúde, algo nem sempre facilmente visível para os gestores.

Recortes macro e micro

Proporciona uma visão integrada e articulada da organização ou de um problema específico, fazendo com que a perspectiva dos processos da empresa seja ampliada.

Oportunidades e desafios

Comparando a situação do mercado com os pontos fracos e fortes da empresa, é possível criar mais facilmente novas oportunidades.

Tomada de decisão ágil

Possibilita maior agilidade na tomada de decisão para vencer obstáculos e direcionar a empresa. Isso permite que os gestores tenham uma ação facilitada, baseada em informações mais precisas, o que tende a fazer com que os resultados sejam satisfatórios.

Decisões acertadas

Compreendendo melhor o funcionamento da empresa e os pontos que precisam de melhorias, é possível desenvolver planos de ações e tomar decisões mais precisas, direcionando melhor os investimentos.

Todos os benefícios citados acima proporcionam, de modo geral, excelência na gestão da empresa quando as ações são bem desenvolvidas e aplicadas. E, quando o funcionamento de uma empresa segue o fluxo desejado, consequentemente a qualidade de vida no trabalho é ampliada. Aliás, uma das ações do diagnóstico é justamente analisar o clima organizacional da companhia.

Esse clima organizacional nada mais é que o conjunto de impressões gerais ou percepções dos funcionários em relação ao seu ambiente de trabalho. Embora os eventos internos afetem os membros da organização de formas diferentes, uma vez que algo possa parecer agradável para um indivíduo e não para outro, cria-se na empresa um tipo de padrão de comportamento.

Ao observar esse padrão comportamental, ou clima organizacional, é possível que sejam identificados problemas de relacionamento e liderança, por exemplo. Eles devem ser solucionados para melhorar o desempenho das equipes. A aplicação periódica dessa pesquisa, como informado em um dos pontos preciosos do Diagnóstico Organizacional, possibilita o acompanhamento do bem-estar dos trabalhadores de cada setor.

Tal característica é muito importante, porque a procura pela felicidade é fundamental para todos os seres humanos. E um dos principais ativos de uma empresa é justamente os seus recursos humanos. De modo geral, o Diagnóstico Organizacional pode ser visto também como um primeiro passo em busca da qualidade de vida no trabalho.

Além de melhorar a relação dos profissionais com o ambiente em que atuam, isso também traz benefícios para a empresa, como a retenção de talentos e a construção de uma imagem positiva no mercado.

As principais formas de elaborar um Diagnóstico Organizacional

Primeiro, é preciso saber qual é o momento certo para fazer um diagnóstico organizacional. De modo geral, podemos dizer que ele é especialmente importante em duas fases da vida de uma empresa:

  • logo no seu início de operação, para que a gestão tenha como alinhar os processos de uma maneira racional, visando a construção de um sistema muito mais produtivo; e

  • quando há necessidade de reavaliação da gestão, seja por conta de troca de comando ou diante de qualquer tipo de eventualidade.

Assim, o diagnóstico, enquanto medida para atuar na saúde de uma empresa, precisa ser aplicado com critérios, da mesma forma que acontece quando o objetivo é identificar os problemas que causam desconforto em um paciente.

Basicamente, temos 3 critérios essenciais. São eles:

1. Levantamento de informações

A análise começa com a obtenção de informações a respeito da rotina da empresa. Isso pode ser feito por meio de entrevistas, análises de documentos, de processos e de tudo o que diz respeito às atividades empresariais. É com base nessas informações coletadas que a empresa terá como atuar na resolução de problemas.

2. Análise das informações coletadas

A etapa seguinte é organizar essas informações obtidas, de modo a torná-las de fácil assimilação, por meio de métodos como relatórios, planilhas e gráficos. Esse trabalho é muito importante, pois a disponibilização de informações de maneira organizada facilita a identificação de problemas e cria possibilidades para intervenção.

3. Identificação dos problemas da organização

Com as informações coletadas, é hora de identificar as causas dos problemas encontrados. A ideia é atuar na identificação daquilo que mais pode comprometer as atividades da companhia, atribuindo maior grau de importância às ameaças mais fortes. Assim, a empresa encontra meios para controlar adequadamente questões de risco e lidar com os problemas.

Dicas de como melhor realizar o diagnóstico

Considere as 5 grandes áreas da gestão

Independentemente da área de atuação de sua empresa, existem itens que sempre precisam ser analisados, pois são fundamentais para que um negócio dê certo. São eles:

  • a estratégia;

  • as finanças;

  • o marketing;

  • o RH;

  • as operações.

Concentrando-se em cada um desses itens, você tem como tornar o seu diagnóstico mais preciso e, assim, identificar pontos a serem melhorados nos processos de sua empresa.

Por exemplo, controle financeiro e os indicadores utilizados, o plano de marketing e qualidade das operações e logísticas são apenas alguns pontos que devem passar pelo processo de levantamento, análise de informações e identificação de problemas na organização de maneira criteriosa para que tragam caminhos para a gestão.

Faça as perguntas certas

Além dos itens essenciais para qualquer empreendimento já citados, é preciso considerar a realidade do seu negócio. Ou seja, nesse caso, as perguntas certas serão aquelas que têm a ver com a atividade principal da sua empresa.

Fique atento a isso: uma fábrica de móveis, por exemplo, tem o funcionamento completamente distinto de uma agência de publicidade, o que exige certo grau de especialização por parte da equipe para que o trabalho de Diagnóstico Organizacional realmente atinja seus objetivos.

Para tanto, é possível contar com ferramentas como a análise SWOT — um processo em que são identificadas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Da mesma forma, a matriz GUT permite uma avaliação bastante completa a respeito da organização e seus sistemas, com um foco maior na determinação de prioridades.

Outras ferramentas como o Balanced Scorecard (BSC) e o Ciclo PDCA também permitem ajudar sua empresa nesse processo.

Conte com uma consultoria especializada

Na prática, não é tão simples quanto parece. Para que o diagnóstico organizacional seja feito da maneira mais interessante para as propensões da companhia, é preciso que ele seja realizado por uma equipe qualificada, capaz de atuar em todas as etapas do processo, trazendo sempre os melhores resultados em sua ação.

Isso envolve a correta abordagem da realidade da companhia e a análise do sistema empresarial como um todo, compreendendo as diferentes atividades empresariais e a identificação dos problemas que já existem — e das dinâmicas que podem abrir espaço para novas ameaças, indo desde a produção até a venda.

Por isso, a dica aqui é procurar uma consultoria especializada. É ela que dará à sua empresa garantias de que cada etapa do processo será realizada da melhor maneira possível, em função de sua experiência nesse tipo de atividade e da qualificação dos profissionais envolvidos.

Não abra mão de ter ao seu lado pessoas competentes e capazes de indicar o caminho ideal para a sua empresa ocupar o espaço que deseja no mercado.

Enfim, o diagnóstico organizacional é uma ferramenta importante para dar à empresa condições de se organizar ou reorganizar, visando um melhor posicionamento diante de seu público consumidor. Investir nessa solução e contar com profissionais qualificados para fazer o serviço pode ser o diferencial que a sua gestão precisa para alcançar melhores resultados.

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